10 erros de fechamento de caixa e como evitá-los

O controle de caixa é essencial para que seu negócio evolua. Nele são registradas todas as entradas, saídas ou outras movimentações ocorridas durante o dia, mês e ano.

Na teoria tudo parece fácil e prático de se fazer. Mas a realidade não é bem assim.

Então qualquer erro cometido poderá prejudicar as finanças do seu empreendimento.

Para lhe auxiliar a não correr nenhum risco na hora de fechar seu caixa, fizemos uma relação com os principais erros cometidos e como evitá-los. E de bônus, algumas dicas para manter sempre saudável o fluxo de seu caixa na sua empresa.

01 – Deixar de registrar qualquer movimentação

Durante o dia a dia agitado de um estabelecimento, muitas funções são desempenhadas ao mesmo tempo. Atendimento ao cliente e fornecedor, conferência de mercadoria, efetuar pedidos de novos produtos.

Dessa forma, acaba sendo difícil controlar com eficácia o fluxo do caixa. Acabando no final do dia, não batendo as contas. Faltando ou sobrando algum valor, o que não pode acontecer.

É de total e suma importância sempre registrar todas as movimentações ocorridas durante o dia. Sendo pequenas ou grandes. Pode ate parecer um erro simples e normal, por assim se dizer.

Contudo, esse erro poderá prejudicar o seu negócio, tanto em questão de organização, quanto financeiramente, já que o caixa é órgão vital para o crescimento do seu empreendimento.

Lembrando que qualquer tipo de venda, seja por pagamento via cartão de crédito ou em dinheiro, deverá ser controlada, para que no final do expediente, seja feito o fechamento. Não esquecendo de registrar as devoluções de valores.

02 – Falta de controle e conferência de estoque

A falta de controle de estoque comprometerá de certo modo o controle de seu caixa. O controle de estoque é essencial, pois facilita no momento de aquisição de novos produtos. Desse modo, será mais fácil saber no que investir e produtos que terão giro.

Manter estoque parado, não traz retorno e nem lucro. É manter seu capital imobilizado. O capital deve sempre estar girando (compra e venda) e o estoque sempre mudando e auxiliando no crescimento financeiro.

Conferir o estoque diariamente ou semanalmente, além de sempre efetuar ao final de mês o balanço geral garante que nenhum produto fique por muito tempo parado.

A conferência de estoque também serve que você possa ter uma gestão mais equilibrada, fazendo com que se tenha uma maior noção dos produtos que tem maior saída e o que não compensa investir novamente.

03 – Não ter uma rotina diária de abertura e fechamento de caixa

Ter uma rotina, de abertura e fechamento de caixa, e se manter nela é uma dica válida para quem deseja ter um negócio que sempre renda lucros de bom valor.

Controlar os valores recebidos, seja por dinheiro, cheque ou cartão, os pagamentos efetuados aos fornecedores e os gastos com manutenção, devem ser feitos todos os dias.

Quando se zela em fazer um controle de caixa diariamente, se tem uma melhor visão de como anda o seu negócio. Mas é nessa parte que muitos pecam e não conseguem manter um caixa saudável financeiramente.

Também em relação ao controle de caixa, vale sempre lembrar que qualquer valor que saia do caixa, deve ser devidamente anotado, para que não ocorra erros na hora do fechamento.

Falamos dos erros que não devem em hipótese nenhuma serem cometidos no controle do caixa. E para lhe ajudar em manter um caixa sempre controlado além de uma gestão de estoque que esteja sempre girando. Então veja mais dicas produtivas para que evitarão erro ao fechamento de caixa.

fechamento de caixa

04 – Tenha um sistema online de gerenciamento e controle de caixa

Antigamente o controle de entrada e saída de dinheiro, em qualquer comércio, era feito através de um “caderninho”. Ali eram marcados todo o dinheiro recebido e todos os pagamentos realizados naquele dia.

Contudo com o passar do tempo, utilizar esse meio acabou sendo muito cansativo e muitas vezes, acabava não sendo realizado de forma correta. Assim prejudicando o próprio comerciante.

Com o avanço da tecnologia, hoje qualquer comércio pode-se ter um sistema de gerenciamento de caixa e estoque. Então facilitando muito o dia a dia do empreendedor.

Esse sistema é integrado nos computadores do estabelecimento, e nele é possível efetuar e obter de forma mais precisa todas as movimentações que o caixa teve naquele dia. Os sistemas de controle de caixa possuem as seguintes funções:

  • Abertura e fechamento de caixa
  • Controle de estoque
  • Gestão de vendas
  • Gestão de compras
  • Cadastro de clientes e fornecedores
  • Gráficos que mostram quais os produtos que tem maior saída e os que estão parados
  • Relatório de vendas
  • Gerenciamento de débitos de clientes e pagamentos de fornecedores
  • Cadastro de produtos e funcionários

Além dessas funções, os sistemas de controle de caixa, podem variar das outras. Cada provedor, fornece alguns diferenciais em relação ao demais. Então na hora de escolher o seu sistema, procure sempre por um que atenda as suas necessidades.

05 – Faça semanalmente um controle de estoque

Fazer um controle de estoque semanalmente, garante compras inteligentes para o seu comércio. Pois desse modo, você terá uma relação de quais produtos tem alta saída e quais não compensam tornar a comprar.

Além disso, manter seu estoque sempre em ordem, garante um alto giro, além de ter um controle sobre avarias ou até perca ou roubo de mercadoria.

06 – Fazer balanço mensalmente

Fazer um balanço de estoque, de contas e de lucros mensalmente é de grande valia para qualquer estabelecimento. Pois com ele será mais fácil identificar e entender o que precisa ser melhorado.

O ideal é que esse balanço seja feito sempre na primeira semana do mês seguinte, por exemplo, balanço de novembro deverá ser feito na primeira semana de dezembro.

Um balancete bem feito garante um comércio saudável financeiramente. E a partir dele, se pode enxergar as melhorias que devem ser executadas no próximo mês e ajudar a tomar decisões em relação ao estoque.

07 – Estoque parado? Crie promoções

Sabe aquele produto que está há certo tempo parado nas prateleiras? Pois é esse produto não esta exercendo a finalidade dele, que é lhe gerar lucro. Estoque não pode ficar parado, tem que girar.

Uma dica valiosíssima é ter uma relação com os produtos parados e criar promoções com eles, Por exemplo, uma peça de roupa, esta para a algum tempo, coloque com 50% de desconto, ou compre 1 e leve 2. Isso também é marketing.

Mas sempre leve em consideração que o valor de desconto gerado na promoção nunca deve ser o mesmo do valor que você pagou pelo produto. Tenha em mente que ali deverá ter seu lucro e também uma base de gastos.

Desse modo, você não terá prejuízo, irá fazer o giro de estoque e estará lucrando uma quantia. Ah, e o mais importante, seu cliente estará satisfeito em ter aproveitado uma promoção.

08 – Qual o momento certo de abrir e fechar o caixa?

O momento certo de se abrir o caixa é antes de abrir o estabelecimento. Dessa forma, será mais prática e rápida a abertura.

Sempre ao abrir o caixa, informe ao sistema a data correta, horário que o caixa foi aberto e a quantia disponível no momento.

Para o fechamento o ideal é a partir do momento que o seu estabelecimento já esteja fechado, pois dessa forma evitará a desconcentração na hora que conferir as quantias.

A conferencia deve ser feita com maior cautela e cuidado. Sempre conferindo os valores. Caso não bata com as informações disponíveis, refaça o cálculo

Entretanto se mesmo assim ainda ocorrer algum erro tente se lembrar de algo que deixou de anotar no decorrer do dia. E refaça as contas.

09 – Anote todas as saídas de dinheiro

Qualquer dinheiro que saia do caixa deve ser anotado. Pagamentos aos fornecedores, devolução de algum valor, dinheiro que foi usado ara compra de algum material de uso no estabelecimento.

Lembrando que é de grande importância que todas as saídas de dinheiro sejam devidamente anotadas e ao final do expediente, lança-las abatendo do valor de entrada.

Desse modo, as contas de fechamento de caixa estarão corretas com o sistema. Sendo sempre essencial que ao final do dia, as contas batem e que não ocorra nenhum erro ou falta de valor.

10 – Evite retiradas de dinheiro desnecessárias do caixa

Não adianta de nada manter um controle de caixa e estoque, se você empreendedor efetua retiradas desnecessárias de dinheiro do seu caixa.

Mesmo que o negócio seja seu, é de grande relevância ter a ciência de que o dinheiro ali, não é ainda de sua propriedade. Fazer pequenas ou até grandes retiradas de dinheiro para gastos supérfluos prejudica seu empreendimento.

Todo o proprietário necessita de um pro labore, uma margem de salário que não conta como lucro, para esses tipos de gastos. Esse valor deverá ser uma quantia simbólica.

Caso ocorra a necessidade de fazer alguma retirada, anote-a e ao final de cada mês a soma desse “adiantamento” deverá ser descontado do seu pro labore.

Para finalizar, tenha sempre a rotina de estar acompanhando durante o dia, como esta a movimentação do seu caixa, e como estão as vendas de determinados produtos.

Quando ocorrer do caixa ter uma quantia alta de dinheiro em caixa, faça uma retirada. Caso ocorra alguma tentativa de roubo, você não tenha uma grande perca.

7 passos NECESSÁRIOS para escolher a MELHOR máquina de cartão

7 passos NECESSÁRIOS para escolher a MELHOR máquina de cartão

Descubra quais são os passos essenciais para analisar antes de comprar a sua máquina de cartão.

Não enviamos spam. Seu e-mail está 100% seguro!

Sobre o Autor

Vitor Melo
Vitor Melo

Vitor Melo é fundador do Canal no Youtube / Blog "Máquina de Cartão Boa". Um mini especialista em Fintechs e Soluções de Pagamentos.

0 Comentários

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *